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Le temps n’est pas le vrai problème
La plupart des gens se plaignent de ne pas avoir assez de temps et les réunions peuvent les priver de ce bien précieux.
Prévoyez des pauses afin de maintenir le niveau de productivité au maximum.
Raccourcissez les réunions
Fixer une limite de temps de 10 ou 15 minutes peut vraiment aider. Certains managers se procurent même un minuteur qui se déclenche lorsque la réunion est terminée. Ce n’est pas un hasard si les conférences TED sont limitées à 18 minutes.
La raison en est que toutes les recherches montrent que notre capacité d’attention diminue progressivement si les réunions ou les discussions durent plus longtemps. D’autres études montrent que les étudiants se souviennent de plus d’informations après des cours plus courts.
Planifiez des réunions uniquement lorsque cela est nécessaire
La plupart des entreprises ont une heure et un jour fixes pour les réunions. Cela signifie que la productivité est ralentie, simplement à cause d’un horaire fixe.
Il est bien plus judicieux de se réunir lorsque les choses doivent être faites, les décisions prises et les points d’action finalisés.
Réunion en Nouvelle Aquitaine
Un certain nombre de salles de réunions peuvent permettre de répondre à tous les critères évoqués dans cet article. Quelle que soit la ville dans laquelle vous vous trouvez, vous devriez trouver la salle de réunion adéquate. En Nouvelle Aquitaine, dans des villes comme Bordeaux, Angoulême, La Rochelle, Biarritz, Bayonne, Périgueux, vous trouverez une salle adaptée.
Se réunir
Une étude très intéressante montre que le fait de s’asseoir augmente les problèmes de territoire.
Les gens se sentent à l’aise et veulent également affirmer leur position ou leur autorité. Cela n’est pas si facile à faire lorsque l’on est debout.
Les participants se sentent moins à l’aise et veulent que les choses soient faites plus rapidement. Il existe d’autres façons innovantes de tenir des réunions.
Planifiez l’ordre du jour à l’avance
Une réunion courte a toujours besoin d’un ordre du jour et celui-ci doit être distribué avant la réunion si possible. Il aide les participants à se préparer et à se concentrer sur les questions à débattre.
Voici comment établir un ordre du jour de réunion qui soit à la fois simple et efficace.
Créez une zone sans smartphone
Demandez aux gens si leurs collègues utilisent des smartphones ou des tablettes pendant les réunions. La majorité d’entre eux n’apprécient pas cette pratique, car elle témoigne d’un manque de respect et montre également que la participation est inégale ou absente[4].
Il est préférable de faire de l’espace de réunion une zone sans smartphone et d’encourager les gens à laisser leurs téléphones dehors dans un panier, avec des post its attachés. C’est ce que fait déjà la Maison Blanche.
Limitez le nombre de participants
Si vous limitez les participants aux personnes directement impliquées dans un projet ou une procédure, cela laisse aux autres plus de temps pour se consacrer à leur travail.
Diriger la réunion
Présider une réunion est une tâche très délicate. Idéalement, vous devez faire tout ou partie des choses suivantes :
- Indiquez l’objet de la réunion, par exemple : “Nous nous réunissons aujourd’hui pour finaliser la visite des auditeurs”.
- Écartez les interventions hors sujet.
- Encouragez tout le monde à participer.
- Respectez le temps imparti.
Prévoyez des temps de battement
Assurez-vous que suffisamment de temps est programmé avant la réunion pour que les personnes puissent arriver à l’heure.
Accorder dix minutes avant et après d’autres engagements aide les gens à se ressaisir et à planifier leur absence, même si elle est très courte.
Les décisions sont consignées dans un procès-verbal qui peut être envoyé par courrier électronique à titre de rappel à tous les participants.
Planifier la prochaine réunion
En supposant que les points d’action produiront les résultats nécessaires, il est toujours bon de définir les points à aborder lors de la prochaine réunion.
Il n’est pas nécessaire que cela soit gravé dans le marbre, mais cela doit s’inscrire dans le cadre des plans d’affaires et de marketing. Il est également utile de souligner les objectifs à long terme.
Encouragez la formation aux techniques de réunion
Déléguer certaines tâches avant et pendant la réunion est une excellente façon d’aborder la formation aux techniques de réunion.
Décidez qui sera chargé de noter les points d’action, le calendrier et les ordres du jour. Cela peut se faire à tour de rôle, de sorte que vous restiez responsable de la gestion de la réunion.
