Signature électronique et tampon numérique : l’essentiel à connaître

Les entreprises se sont converties de plus en plus dans le monde numérique pour poursuivre leurs activités. Avec une transformation du mode de vie vers un monde désormais plus dématérialisé, la généralisation du télétravail et la limitation des déplacements physiques ont permis de faire place à un nouveau genre d’actes administratifs et commerciaux digital. Bien que toujours existant pour donner une valeur juridique à certains documents, les cachets d’entreprises et les signatures manuelles commencent désormais à être remplacés par une forme numérique. Quels sont les essentiels à savoir sur cette numérisation ?

Tampon numérique et signature électronique : les points à distinguer

Tout comme son prédécesseur le tampon encreur manuel, le cachet numérique sert généralement à authentifier des documents. En d’autres termes, celui-ci garantit l’origine du document transmis et son originalité. Son avantage réside dans sa capacité à être utilisé pour des fichiers numériques facilement échangeables par voie électronique. Apposé sur certains documents tels que les factures, les relevés, les reçus, etc., il rassure de leur fiabilité et atteste de la confiance qu’on peut porter pour l’entité émettrice. Malgré cela, comme décrit dans cet article sur le tampon numérique à lire sur Cnews

, il ne possède aucune valeur juridique. Pour remédier à cela, une signature électronique doit y être associée.

À cet effet, afin de garantir l’intégrité d’un document et d’en authentifier son auteur, une signature manuscrite est demandée. Cette dernière apporte une preuve de consentement par son signataire et possède une valeur juridique. Possédant les mêmes vertus que sa forme manuscrite, la signature électronique a également une valeur légale sur les documents électroniques tels que les contrats de travail, les documents comptables, les actes notariés, etc. Ces derniers peuvent donc être signés électroniquement.

Attention : il ne faut pas confondre la signature électronique qui correspond à une suite de caractères, à la signature numérique qui n’est qu’une image scannée ou dessinée de votre signature manuscrite. En effet, la numérisation de la signature n’est pas forcément une preuve de consentement et peut être contestée.

Avantages de l’utilisation du tampon et de la signature électronique

Il existe plusieurs avantages quant à l’adoption de ces méthodes électroniques. Un des plus importants est la réduction du temps de travail. Puisqu’ils fournissent la même qualité que le tampon encreur ou la signature manuscrite sur papier, il n’est plus nécessaire de procéder à l’impression des documents pour les authentifier et de les envoyer par voie postale ou en main propre. Avec l’aide d’un ordinateur ou d’un smartphone, l’échange de documents électroniques authentifiés est accepté conformément à la loi. Les déplacements et les pertes de temps peuvent ainsi être limités au maximum.

Par ailleurs, la possibilité de faire de l’économie est également à mentionner. Vous allez voir le montant de vos dépenses baisser considérablement avec la suppression de certains frais comme ceux de l’envoi ou du déplacement. L’achat de fournitures comme les papiers pour impression ou les cartouches d’encre va aussi être limité, voire disparaître de vos dépenses.

Les niveaux de certification de la signature électronique donnant valeur juridique au tampon électronique

Comme mentionné auparavant, le tampon électronique doit être associé à une signature légale pour posséder une valeur juridique. Il faut savoir que la réglementation eIDAS reconnaît trois choix de niveau de signature qui seront utilisés en fonction de l’importance du document à signer. Cela signifie simplement que plus votre niveau de signature est élevé, plus il est difficile de contester la validité de l’acte signé.

La signature électronique standard de niveau 1

Ce niveau de signature permet de simplifier les processus internes en donnant l’autorisation, en réceptionnant des commandes, etc. sans garantir l’intégrité des données signées ou l’identité du signataire. En d’autres termes, sa valeur juridique est limitée.

La signature électronique avancée de niveau 2

Le niveau avancé requiert l’acquisition d’un certificat de signature répondant aux exigences de la norme eIDAS. Grâce à un appareil numérique personnel et uniquement accessible à son propriétaire (comme un téléphone intelligent par exemple), vous pourrez connaître l’origine du document signé, connaître son signataire et garantir l’intégrité de l’acte signé. C’est d’ailleurs la forme la plus adoptée par les entreprises.

La signature électronique qualifiée de niveau 3

Tout comme le niveau 2, elle nécessite un certificat de signature électronique, mais également un dispositif de création de signatures électroniques. Sur le plan technique et juridique, cette signature est la plus robuste, car elle exige une vérification en amont de l’identité du signataire par une autorité compétente. Elle exige également une clé de signature consacrée uniquement à une personne physique. En général, la signature qualifiée est réservée pour des documents dont l’authentification est fondamentale comme le cas des actes notariés par exemple.