Documents imprimés vs documents numériques – Les avantages de la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation apportés par la transformation numérique sont réels. La transformation numérique est peut-être la question la plus décisive de notre époque. Cela a eu un impact énorme sur nos vies, sur la structure même de nos sociétés, on pourrait même dire sur notre façon de penser, notre façon d’être au monde, tant pour le privé que pour le public.

Les entreprises de tous les secteurs ont été radicalement transformées par l’avènement du numérique. Grâce à cette révolution, le système de production mondial a profondément changé et il continue de changer. Peut-être parce que nous sommes confrontés à l’une des plus grandes percées de l’histoire de l’humanité.

Cette vague a évidemment également eu un impact sur de nombreux domaines de l’administration publique, un secteur qui, en particulier en Italie, a traditionnellement mis du temps à réagir au changement. Si de nombreux progrès ont été réalisés, il reste encore beaucoup à faire. D’ici peu, les archives de documents papier seront un lointain souvenir d’un monde ancien et dépassé.

Il y a deux mots clés qui marquent cette ère: la numérisation et – surtout – la dématérialisation. Ce dernier concept va au-delà de la simple transformation numérique d’un document papier. En effet, un document correctement dématérialisé prend une valeur juridique et probante complète. Ce n’est qu’ainsi qu’il peut remplacer complètement les anciens documents papier, qui dans ce cas peuvent être considérés (et seulement dans ce cas) complètement éliminés. Pour en savoir plus sur la dématérialisation, suivez le lien https://www.bluemega.com/guide-demat/

Les règles et les avantages de la dématérialisation

S’il est essentiel de s’appuyer sur des entreprises spécialisées pour récolter les bénéfices d’une dématérialisation intelligente et efficace, il est tout aussi important d’éviter les erreurs qui peuvent avoir des conséquences juridiques complexes.

Les règles et exigences relatives à la production de copies informatiques à partir de documents analogiques sont fixées par l’article 22 du code d’administration numérique. Il établit:

1. Les documents informatiques contenant des copies de documents publics, d’écrits privés et de documents en général, y compris les documents administratifs de toute nature établis à l’origine sur un support analogique, envoyés ou émis par des dépositaires publics agréés et des agents publics, sont pleinement effectifs, conformément à Articles 2714 et 2715 du code civil italien, s’ils sont rédigés conformément à la première phrase de l’article 20, paragraphe 1, point a) (pour lesquels voir ici, éd.). Leur exposition et production remplace celle de l’original.
1a. La copie numérique d’un document analogique est produite par des processus et des outils qui garantissent que le document numérique a le même contenu et la même forme que le document analogique dont il est extrait, après comparaison des documents ou au moyen d’un processus certifié dans les casoù des techniques sont adoptées qui peuvent garantir que la forme et le contenu de l’original et de la copie correspondent.

2. Les copies numériques des documents originaux réalisés à l’origine sur un support analogique ont le même effet de preuve que les originaux desquels elles ont été tirées, si leur conformité est attestée par un notaire ou un autre agent public autorisé, conformément aux lignes directrices.

3. Les copies numériques des documents originaux réalisés à l’origine sur un support analogique conformément aux lignes directrices ont le même effet de preuve que les originaux dont elles ont été tirées si leur conformité avec l’original n’est pas expressément inconnue.

4. Les copies réalisées conformément aux paragraphes 1, 1bis, 2 et 3 remplacent, à toutes fins juridiques, les originaux réalisés à l’origine sur un support analogique et sont aptes à remplir les obligations de conservation prévues par la loi, sauf dans les cas prévus au paragraphe 5.

5. Par décret du Président du Conseil des ministres, des types particuliers de documents analogiques originaux uniques peuvent être identifiés, lesquels, pour des raisons de publicité, l’obligation de conserver les restes originaux analogiques ou, dans le cas d’un substitut conservé, leur conformité à l’original doit être authentifiée par un notaire ou un autre agent public autorisé à le faire au moyen d’une déclaration signée numériquement par ce dernier et jointe au document électronique.

6. Jusqu’à la date de délivrance du décret visé au paragraphe 5, tous les documents analogiques originaux uniques restent soumis à l’obligation de conserver l’original analogique ou, en cas de conservation de remplacement, leur conformité à l’original est authentifiée par un notaire. public ou autre agent public autorisé à le faire au moyen d’une déclaration signée numériquementpar ce dernier et jointe au document électronique.]

Il n’est pas facile de naviguer dans ce cadre sans l’aide de partenaires qui peuvent s’assurer que des erreurs ne sont pas commises; et qui sont attentifs aux mises à jour législatives (qui, ces dernières années, ont évolué rapidement). Comme nous l’avons prévu, nous appuyer sur des sociétés spécialisées nous permet de profiter pleinement de tous les avantages possibles de la transformation d’une archive analogique en une archive numérisée et dématérialisée.

Avantages du document numérique

Tout d’abord, il y a des avantages financiers à passer à la dématérialisation. Le stockage de gros volumes de papier prend de la place, ce qui se traduit par des coûts d’exploitation et, parfois, des frais de personnel.

Ensuite, il y a l’aspect de l’efficacité dans la recherche d’informations : localiser les documents dont vous avez besoin dans une montagne de papier n’est pas facile. Imaginez la difficulté de rechercher une information spécifique dans un seul document! Dans le monde numérique, ces problèmes cessent d’exister: il est possible d’effectuer une recherche efficace, ciblée et quasi instantanée. Bien sûr, c’est si vous avez dématérialisé votre archive de manière intelligente et efficace.

De plus, avec la technologie numérique, les risques de perte, d’usure et d’erreurs de saisie sont considérablement réduits.

Ensuite, il y a l’aspect fondamental du partage entir e documents ou parties d’entre eux. Dans un environnement numérique, tout est simple et immédiat. Dans un environnement analogique, cependant, le processus lui-même est lent, lourd et plein de risques qui doivent cependant faire l’objet de la plus grande attention, même avec la dématérialisation, en investissant massivement dans la cyber sécurité.

Il ne faut pas oublier l’aspect de la transparence. Et, surtout, la possibilité d’exploiter ses propres archives documentaires à différents niveaux, ce qui était auparavant impensable. Pensez à tout ce qui peut être déclenché par une analyse minutieuse des mégadonnées ou, plus encore, de ce que nous définissons désormais comme des «données intelligentes» ou des «données profondes», et la plupart des documents et référentiels sont remplis des deux.

Il y a beaucoup plus d’avantages et l’avenir, en ce sens, peut ouvrir des possibilités nouvelles et sans précédent.
Mais tout commence par le début: plus vous organisez vos archives numériques, plus vous le faites de manière à la fois «personnalisée» et «intelligente», plus ces avantages, pour le présent et pour l’avenir, se multiplient.